Effectief communiceren draait om het op een goede manier een boodschap kunnen overbrengen op een ander. En ja, dat kan soms nog wel eens lastiger zijn dan we in eerste instantie denken. Het is namelijk meer dan alleen de gedachten die plaatsvinden in je hoofd vertalen naar woorden en die vervolgens uitspreken.
Wat is communicatie dan precies? Communicatie is de uitwisseling van informatie tussen een zender en een ontvanger. Dit kunnen nog steeds verschillende dingen zijn zoals gesproken woorden in een gesprek tussen twee mensen, een brul van een leeuw tegen een roedel hyena’s, of het rinkelen van je telefoon die aangeeft dat je moeder je wilt spreken. Allemaal signalen die afgegeven worden om een boodschap over te brengen. Maar communicatie is ook het springen van het stoplicht op groen. Communicatie is dus ook visueel!
Omdat we ervan uitgaan dat een mens dit artikel leest zullen we het vooral over dat eerste hebben, communicatie die plaatsvindt in een gesprek tussen mensen. Belangrijk bij communicatie is dat het tot stand komt omdat er een bepaald doel is dat je wilt bereiken, dus ook in je gesprekken. In het geval van de brullende leeuw is zijn intentie om de om de hyena’s af te schrikken om een gevecht, en zo eventuele verwondingen, te voorkomen.
Communiceren doen we in meer of mindere mate. Wanneer je suppoost bent in het Rijksmuseum zal je minder woorden uitwisselen dan iemand die achter de kassa van een grote drukke supermarkt zit. Als je veel gebruik moet maken van effectief communiceren is het natuurlijk wel van belang dat je dit onder de knie hebt. Zo kan je effectiever je eigen ideeën en intentie uitdragen waardoor anderen je makkelijker kunnen begrijpen.
Voor veel dingen geldt: hoe meer je het doet hoe beter je erin wordt. Dit geldt ook voor effectief communiceren. Het is vooral iets dat je leert door te oefenen. Niet door het lezen van een artikel zoals dit, al vertellen we hier wel waar je op kunt letten tijdens het oefenen dus stop vooral niet met lezen.
Misschien lees je dit artikel wel omdat je beter wilt worden in effectief communiceren? Dan helpen wij je graag een beetje op weg. Voor iedereen geldt weer wat anders waar hij of zij tijdens een gesprek in kan verbeteren. Voor de één is dat bijvoorbeeld meer structuur in een gesprek terwijl voor een ander juist het zoeken naar diepgang weer belangrijker is. Daarom hebben we voor jou een rijtje gemaakt met zaken waar je op kunt letten als je je gesprekstechnieken wilt verbeteren. Waar let je dan op tijdens het effectief communiceren?
#1 Heb een duidelijk doel voor ogen!
Zoals we al zeiden heb je wanneer je begint met effectief communiceren als het goed is een bepaald doel voor ogen dat je wilt bereiken. Hetzij dat je wilt dat een ander iets voor je doet, wanneer je bijvoorbeeld teamleider bent in een bedrijf. Of misschien wil je wel dat een ander op een bepaalde manier over je denkt, als je bijvoorbeeld politicus bent of in de kroeg staat. Dit laatste doen we vooral onbewust in de gesprekken op sociale gelegenheden, houd zelf maar eens in de gaten welke verhalen uit je leven je vertelt aan anderen. Dit zijn vaak niet de verhalen van je blunders en momenten waar jij je voor schaamt.
Het is in ieder geval van belang je bewust te zijn van het doel dat je wilt bereiken. Soms is er geen duidelijk doel en is het doel dus: gezelligheid. Ook prima! Je hoeft het natuurlijk niet officieel te maken en dit doel op te schrijven. Wanneer het doel even door je hoofd schiet heb je er al veel baat bij. Dan komt je mindset in de juiste houding waardoor je eerder richting dit doel communiceert. Gebruik het als korte reminder voordat je aan het gesprek begint.
#2 Praten is zilver, zwijgen is goud
Luisteren is een superbelangrijk onderdeel van effectief communiceren waar te vaak te snel aan wordt voorbijgegaan. Hoe weet je immers wat je moet antwoorden wanneer je de boodschap van de ander niet helemaal hebt begrepen.
Vaak “luisteren” we maar zijn we in ons hoofd bezig met wat we straks willen vertellen. Sommigen zijn zelfs al bezig met het construeren van de zinnen in hun eigen hoofd. Je kan bij jezelf merken dat je dit ook doet wanneer je de neiging voelt om de ander te onderbreken, of wanneer je voelt dat je aandacht er niet helemaal bij is.
Om dat laatste draait het nu juist wanneer je echt luistert, dan heb je de volledige focus en aandacht voor iemand. Als je echt luistert heb je de instelling om zo veel mogelijk informatie uit iemand te trekken om zo het verhaal volledig te begrijpen.
Dit doe je door iemand uit te laten praten en effectief door te vragen wanneer iemand klaar is met vertellen. Vraag jezelf af of je het echt hebt begrepen en als dat niet zo is stel je enkele “hoezo” of “waarom” vragen. Dit zijn vragen die zorgen voor diepgang. Als je dit niet gewend bent om te doen kan het raar aanvoelen of misschien wel spannend. Probeer daarin te vinden wat voor jou fijn is, daar kom je achter door simpelweg te doen.
De sleutel tot goed luisteren is oprechte nieuwsgierigheid. Moeilijk te trainen bij mensen of te oefenen. Dus dit is een mindset die je zelf zal moeten ontdekken. Wanneer je denkt de waarheid in pacht te hebben is het lastig nieuwsgierig te zijn. Kinderen zijn altijd nieuwsgierig, omdat ze nog geen vast beeld hebben over hoe de wereld in elkaar steekt.
#3 Gebruik samenvattingen
Een ander onderdeel van effectief communiceren is het gebruiken van samenvattingen. Ja, samenvattingen kan je ook in een gesprek gebruiken en niet alleen in geschreven tekst. Het gebruiken van samenvattingen valt onder je communicatieve vaardigheden. Een samenvatting is handig om in te zetten wanneer het gesprek lang is en verschillende punten behandeld. Een goede samenvatting gaat nog even langs de hoofdpunten van wat voorgaand is verteld. Zo maak je het makkelijker om informatie te verwerken en onthouden.
Je kunt je geheugen inzetten door gebruik te maken van een zogenoemde mentale kapstok. Verbeeld je een kapstok waaraan je verschillende hoofdonderwerpen aan vast hangt die je op deze manier onthoudt.
Voorbeeld:
V1: Wat doe je in je werk?
A1: Ik heb twee hoofdtaken: ik voer functioneringsgesprekken met het personeel en ik adviseer de directie als het gaat om beleid. Daarnaast heb ik contact met externe dienstverleners en ik houd ook de correspondentie met ministeries bij.
V2: Je voert vooral functioneringsgesprekken en je geeft beleidsadviezen. Je onderhoudt ook nog contact met externe dienstverleners en houdt correspondentie met de ministeries bij.
De kapstok in het voorbeeld hierboven bevat dus:
– twee hoofdtaken: gesprekken en beleidsadvisering
– twee neventaken: contact met externen en correspondentie.
Die onderdelen zijn meteen je onderdelen die je naar voren laat komen in de samenvatting zoals je ziet in het antwoord dat bij V2 wordt gegeven.
Een samenvatting gebruik je vooral wanneer het gesprek lang en complex is. Je gebruikt het als controlemiddel om te achterhalen of je alle belangrijke punten hebt meegekregen en begrepen. Door samen te vatten geeft je iemand de gelegenheid om deze aan te vullen in het geval je toch nog iets hebt gemist.
Een samenvatting helpt bij het aanbrengen van structuur in een gesprek en zorgt ervoor dat je allebei minder mentale moeite hoeft te doen. Door herhaling van bepaalde onderwerpen verlicht je namelijk gelijk je werkgeheugen.
#4 Houd een open geest
Bij het effectief communiceren is het belangrijk om een open geest te houden. Veel miscommunicaties ontstaan vanwege verkeerde interpretaties. Dit komt door je eigen wereldbeeld, ook wel paradigma genoemd in de psychologie.
Wanneer jij een woord of zin hoort geef je daar door de associaties die je legt een bepaalde betekenis aan. Wanneer je bijvoorbeeld het woord “groen” hoort gaat je brein aan het werk en haalt de bijbehorende betekenis uit je geheugen op. Daardoor weet je welke visuele kleur bij welk woord hoort. Dit gaat allemaal zo snel en onbewust dat je het zelf niet in de gaten hebt.
Deze betekenissen geven ook heel veel ruimte voor miscommunicaties. Ieder mens is namelijk uniek en legt andere associaties bij woorden. Dit komt de verschillende ervaringen die je in het leven hebt gehad. Door ervaringen leer je tenslotte. Ben je een keer gebeten door een hond? Dan heb je negatieve associaties bij het woord hond waarschijnlijk.
Het woord groen is een redelijk simpel woord waar we over het algemeen wel dezelfde associaties bij leggen. Al zou je kunnen beargumenteren dat iemand misschien aan een lichte vorm van groen denkt, terwijl jij zelf aan een donkere versie van groen denkt. Kijk, daar zie je al hoe lastig het kan zijn.
Voor complexere zaken werkt dit natuurlijk nog verwarrender. Je kunt je voorstellen dat wanneer je over begrippen als cultuur, traditie of bepaalde filosofische theorieën praat de kans aanwezig is dat jullie andere betekenissen hebben gelegd. Natuurlijk zullen ze wel ongeveer gelijk zijn aan elkaar, woorden hebben immers over het algemeen dezelfde betekenissen voor iedereen.
Het verschil in associaties kan echter al genoeg zijn om miscommunicaties te genereren. Denk bijvoorbeeld aan het immigratiedebat. Wanneer iemand zegt immigratie is goed/slecht voor Nederland. Weten we dan wat hij of zij bedoelt met immigratie? Welke vorm? Welk beeld heeft hij of zij erbij? De meesten antwoorden echter al met een antwoord op die stelling vanuit de in het eigen hoofd gelegde associaties waardoor er meteen een debat ontstaat.
Hoe kun je dit nu voorkomen? Om eerlijk te zijn kan je het niet helemaal voorkomen. De associaties de we automatisch leggen in ons onbewuste deel van het brein zijn zo sterk dat je deze niet kunt uitschakelen. Daarom zul je altijd tot een bepaalde hoogte houden dat je andere beelden in je hoofd hebt dan de ander wanneer je over hetzelfde praat.
Wat je wel kunt doen is zo goed mogelijk luisteren en zo veel mogelijk doorvragen. Ontdek eerst het beeld wat de ander in zijn of haar hoofd heeft en kom erachter welke associaties iemand bij begrippen legt.
Wees je bewust van je eigen paradigma en van het feit dit paradigma heel anders is voor degene waarmee je praat. Wanneer jij je hier bewust van bent zul je zien dat je communicatievaardigheden ook al sprongen vooruit maken.
#5 Lichaamstaal is ook communicatie
Een ander onderdeel van effectief communiceren is lichaamstaal. Het is handig als je lichaamstaal matcht met wat je uit wilt stralen. Er zijn onderzoeken die uitwijzen dat een groter percentage van de communicatie non-verbaal dan verbaal is.
In veel gevallen kan ik me daar nog iets bij voorstellen ook. Denk maar eens aan de situatie waarin iemand hele lieve woorden tegen je zegt zoals “Je ziet er lief uit en ik wil je een knuffel geven”. Wat als deze persoon dit zegt met een dreigende houding met wijd openstaande ogen, gebalde vuisten en een verheven stem. Wat is in dat geval dan de emotionele reactie die je vertoont denk je? Hecht je meer waarde aan de woorden of aan de non-verbale communicatie. Ik denk dat deze situatie bij velen toch een stressreactie zou opleveren wat zou aantonen dat we meer waarde hechten aan de non-verbale communicatie dan aan de gesproken woorden.
Dat is niet zo gek want waarschijnlijk zit de interpretatie van non-verbale communicatie veel dieper in ons brein dan verbale communicatie. Wanneer we uitgaan van de evolutietheorie van Darwin bestaat deze non-verbale communicatie al veel langer dan het gesproken woord. Daarom spreekt deze manier van communiceren een veel dieper gedeelte in ons brein aan.
Wat is nu goede lichaamstaal? Dat hangt erg af van het doel (zie punt 1) dat je wilt bereiken. Wanneer je als een sterke teamleider wilt overkomen hoort daar natuurlijk krachtig uitziende lichaamstaal bij zoals twee benen stevig op de grond, oogcontact maken, een rechte rug en een diepe stem.
Bij een open nieuwsgierige houding horen weer andere gedragingen zoals open armen, een glimlach en knikken.
Ik zou vooral adviseren om lichaamstaal te gebruiken om de intenties van anderen te ontleden. Lichaamstaal verraadt namelijk veel van deze intenties omdat we het moeilijk kunnen controleren. Er zijn genoeg boeken over lichaamstaal waarin je de vele gedragingen kunt vinden en de bijbehorende interpretaties.
Lichaamstaal gaat er al snel een beetje raar uitzien als je dit forceert. We kennen allemaal de voorbeelden van politici die er een beetje knullig uitzien en dan sterk proberen over te komen op een gemaakte manier. Daar prikken we allemaal zo doorheen dus het werkt niet.
Lichaamstaal moet daarom vooral authentiek zijn. Het is tenslotte een onbewuste manier van communiceren die we al miljoenen jaren onder de knie hebben. Hier veel op oefenen heeft vaak niet veel zin omdat het lastig is je lichaamstaal onder controle te houden. Tuurlijk kan je wel wat basisdingen doen zoals tijdens een presentatie waarin je krachtig wilt overkomen niet met gekruiste benen staan en schommelen maar stevig met beide benen op de grond.
Het beste advies is dus om je lichaam vrij te laten in de communicatie en er juist niet op te letten. Haal je remmingen om bewegingen te maken zo veel mogelijk weg. Je lichaam doet de rest van het werk en communiceert vanzelf de boodschap die bij je intentie hoort.
#6 Zelfverzekerdheid is belangrijk
Een belangrijke eigenschap van mensen die effectief kunnen communiceren is zelfverzekerdheid. Bij zelfverzekerde mensen gaat de communicatie vaak vanzelf waardoor deze effectiever is. Deze mensen twijfelen minder en ervaren veel minder stress tijdens het communiceren, ook zijn deze mensen een stuk assertiever.
Het voordeel hiervan is dat je meer ruimte over hebt in je brein om bezig te zijn met het communiceren. Wanneer je namelijk niet zelfverzekerd bent kunnen er allerlei gedachtes door je hoofd schieten tijdens het communiceren zoals “Wat zou de ander van mij denken?” en “Vind de ander dit wel goed?”. Deze gedachten nemen allemaal capaciteit in beslag die weer ten kosten gaat van het effectief communiceren.
Zelfverzekerdheid zorgt dat we dit soort gedachten een stuk minder hebben waardoor we meer in het moment aanwezig zijn.
Helaas is het niet zo dat je zelfverzekerdheid kan verbeteren door 1 training te volgen of een boek te lezen. Dit is een lange termijn project. Het goede nieuws is dat je jouw zelfverzekerdheid wel degelijk kunt verhogen en dat zelfs iedereen dit kan zodat jij op een duur goed je grenzen kunt aangeven..
Hoe dan? Door te simpelweg te oefenen en tijd te steken in het onderwerp waar je in wilt verbeteren om je zelfverzekerdheid omhoog te krikken. Zoals we eerder al mededeelde is effectief communiceren hier het uitgelezen onderwerp voor.
Zelfverzekerdheid verkrijg je door successen te behalen, kleine of grote. Door veel te oefenen haal je successen omdat je ziet dat je verbetert. Je dopamine systeem vuurt de neuronen af en je voelt je goed.
De kunst van het oefenen is dan ook om niet te veel hooi in één keer op je vork te nemen. Focus op kleine dingen die je wilt verbeteren en ga door naar het volgende onderdeel wanneer je dit onder de knie hebt. Vier de kleine succesjes.
Effectief communiceren iets voor jou?
Heb jij nu na het lezen van dit artikel zin gekregen om effectief communiceren te oefenen. Of zou je er juist wat dieper op willen ingaan dan in dit artikel beschreven is? In dat geval staat Supertrainer klaar voor je. Je kunt met ons contact opnemen voor een vrijblijvend oriëntatiegesprek om te kijken hoe we dit onderwerp kunnen behandelen zodat jij er profijt van hebt op de werkvloer.
Onze trainingen worden 1-op-1 gegeven waardoor ze dus altijd zijn afgestemd op jouw behoeften en praktisch van aard zijn zodat jij er de volgende dag meteen mee aan de slag kunt.
