Goede communicatieve vaardigheden zijn belangrijk. Ze zorgen ervoor dat je begrepen kunt worden en je ideeën kan uitdrukken. Communiceren doet bijna iedereen immers de hele dag door, sommigen wat meer dan anderen. Je kunt je voorstellen dat een leraar op een basisschool meer woorden op een dag gebruikt dan een eenzame vuurtorenwachter. Als je veel communiceert wil je natuurlijk wel dat je communicatieve vaardigheden in orde zijn zodat je effectief bent in gesprekken.
Wat zijn communicatieve vaardigheden? Om te weten wat communicatieve vaardigheden zijn moeten we eigenlijk weten wat communicatie is. Communicatie is volgens ons “de uitwisseling van een pakketje informatie tussen een zender en ontvanger”. Die zender en ontvanger kunnen ook elektronische apparaten zijn of dieren. Omdat we ervanuit gaan dat jij een mens bent dat dit artikel leest gaan we even uit van menselijke communicatie tijdens het schrijven van dit artikel.
Sommigen van ons zijn wat beter met communicatieve vaardigheden dan anderen. Dit kan met uiteenlopende zaken te maken hebben zoals zelfverzekerdheid en ervaring in het communiceren in het algemeen. Voor degenen onder ons die de communicatieve vaardigheden iets minder flitsend beheersen is er echter niet getreurd. Dit valt allemaal te leren, en nee dat zeggen we niet alleen omdat wij een trainingsbureau zijn dat trainingen gesprekstechnieken aanbiedt.
Echter gebied ons de eerlijkheid ook te zeggen dat je na het lezen van dit artikel niet meteen iedereen omverblaast met je communicatie. Al denken wij dat dit ook niet je verwachtingen zijn. Waar je echt beter van wordt is veel oefenen in de praktijk. Dan zie je dat je stappen vooruit maakt. Bij Supertrainer helpen we je daar altijd graag mee, neem even contact met ons op als je daar behoefte aan hebt.
Welke communicatieve vaardigheden kun je allemaal oefenen?
#1 Stel van tevoren een doel op
Wanneer je communicatie initieert heb je een doel voor ogen als het goed is. Je wilt bijvoorbeeld iets gedaan krijgen van een bepaalde collega, je wilt frustraties uiten of misschien wil je informatie achterhalen over iemand. Wanneer er geen duidelijk doel is, is het doel vaak gezelligheid. Dat is ook prima. Als mensen zijn we sociale groepsdieren en communicatie is een belangrijk onderdeel waardoor we ons warm en comfortabel voelen. Tevens kan het ons een gevoel van veiligheid of verbondenheid geven. Dit zijn doelen die iets dieper in onze geest liggen en die we vaak onbewust hebben
.
Het is in ieder geval goed om je bewust te zijn van deze doelen. Dit zorgt ervoor dat je in de juiste mindset raakt voor een gesprek. Zo communiceer je gericht naar dat doel waardoor een gesprek een stuk effectiever is. Je hoeft niet lang bij het doel stil te staan of het op te schrijven. Wanneer het even kort door je hoofd schiet is dit soms al voldoende.
#2 Luister écht naar de ander
Door goed te luisteren zal je merken dat je communicatieve vaardigheden er al snel op vooruit gaan. Dit klinkt misschien een beetje tegendraads op het eerste ogenblik. Want is degene met de beste communicatieve vaardigheden niet automatisch degene die het meest aan het woord is? In onze optiek is dat zeker niet altijd het geval. Communicatie is niet alleen zenden maar misschien soms nog wel meer het ontvangen van informatie.
Degene die niet praat in het gesprek is niet automatisch aan het luisteren. Luisteren is namelijk een activiteit waar je energie in moet stoppen. Vaak “luisteren” we maar zijn we in ons eigen hoofd bezig met ons eigen verhaal, we denken bijvoorbeeld aan hoe we iets straks willen uitdrukken. Hierdoor verliezen we de focus op de ander en krijgen we niet alles mee wat diegene vertelt. Wanneer je de neiging voelt om iemand te onderbreken kan dit een teken zijn dat je niet helemaal aandachtig aan het luisteren bent.
Wanneer je luistert is je doel om zo veel mogelijk informatie uit de ander te trekken. Je wilt de onderste steen boven halen en dat is de instelling waarmee je het gesprek op het begin ingaat. Kennis is macht tenslotte zeggen ze toch?
Goed luisteren doe je door iemand uit te laten praten en door te vragen waar nodig. Stel jezelf de vraag of je hetgeen dat de ander je heeft verteld hebt begrepen en stel vragen als dit niet het geval is. Je kunt vragen stellen die beginnen met “hoezo” en “waarom”, dit zijn vragen die uitnodigen tot een open antwoord.
Het beste dat je kunt zijn is nieuwsgierig. Door oprechte nieuwsgierigheid wordt luisteren een stuk makkelijker. Kinderen zijn altijd nieuwsgierig, ze hebben nog geen vast beeld van de wereld en willen dingen uitvogelen. Nieuwsgierigheid is helaas niet zo makkelijk te trainen en dat is iets dat je zelf zal moeten ontdekken. Het houden van een open geest kan hier wel aan bijdragen.
#3 Houd een open geest
Veel miscommunicaties ontstaan door misinterpretaties. Ons brein werkt nu eenmaal zo dat we automatisch associaties en betekenissen leggen wanneer we zintuiglijke prikkels binnenkrijgen, dat geldt ook voor woorden dus. Wanneer je de woorden maatpak, geld en bank leest denk je bij bank aan heel iets anders dan wanneer je de woorden stoel, kussens en bank leest.
Zo werkt het ook in gesprekken, de associaties leg je automatisch in je brein. Ook als de ander het helemaal niet zo bedoeld. Wanneer we het over begrippen hebben zijn onze betekenissen vaak subtiel verschillend. Beelden die anders zijn dan bij de ander schieten in onze hoofden. Hoe complexer het begrip hoe meer de beelden afwijken van elkaar. Dit wereldbeeld wat je hebt heet je paradigma. Dat is als het ware de bril waardoor je kijkt die is gevormd door je kennis en eerdere ervaringen.
Het verschil in die associaties is de basis voor miscommunicaties. Denk bijvoorbeeld aan complexe zaken zoals het immigratiedebat. Wanneer twee partijen het over immigratie hebben is de kans groot dat ze een ander beeld in hun hoofd hebben. Wat wordt bedoeld met immigratie? Welke vorm, kennismigranten of vluchtelingen? Wat is het beeld in je hoofd dat je hebt bij het woord immigratie? De meesten zijn echter al bezig met het verdedigen of aanvallen van stellingen zonder dat van de ander eerst te hebben geëxploreerd.
Het verschil in associaties kun je ook niet voorkomen. Het automatisch leggen van associaties is een mechaniek in ons brein die er over miljoenen jaren is ingeslepen waar we niks tegen kunnen doen. We kunnen ons er wel bewust van worden.
Wat je wel kunt doen is de neiging tegengaan die de gelegde associaties meteen wilt uiten. Goed doorvragen is het advies hier. Zo voorkom je dat jullie op een verschillend niveau praten en zal je eerder het doel dat je voor ogen hebt bereiken.
#4 Gebruik ook eens een samenvatting
Waarmee je ook snel je communicatieve vaardigheden een boost kunt geven is het gebruiken van samenvattingen tijdens een gesprek. Samenvattingen geven structuur in een gesprek dat anders rommelig en ineffectief kan verlopen. Dit is zeker aan te bevelen in gesprekken die lang of complex zijn zoals vergaderingen en brainstormsessies. Wanneer er meerdere punten in een gesprek worden behandeld is dit de manier om te controleren waar jullie beiden in het gesprek staan.
Tijdens zo’n gesprek moet je soms veel deelonderwerpen onthouden, dat kan soms te veel zijn voor ons brein. Daarom kunnen we gebruik maken van een trucje dat de kapstok heet. Aan die kapstok hang je als het ware de deelonderwerpen op waardoor het makkelijker is deze te onthouden. Zie hieronder hoe dat er aan toe gaat in een gesprek.
Voorbeeld:
V1: Wat doe je in je werk?
A1: Ik heb twee hoofdtaken: ik voer functioneringsgesprekken met het personeel en ik adviseer de directie als het gaat om beleid. Daarnaast heb ik contact met externe dienstverleners en ik houd ook de correspondentie met ministeries bij.
V2: Je voert vooral functioneringsgesprekken en je geeft beleidsadviezen. Je onderhoudt ook nog contact met externe dienstverleners en houdt correspondentie met de ministeries bij.
De kapstok in het voorbeeld hierboven bevat dus:
– twee hoofdtaken: gesprekken en beleidsadvisering
– twee neventaken: contact met externen en correspondentie.
Deze onderdelen van je kapstok zijn ook meteen de onderwerpen die je gebruikt in je samenvatting zoals je ziet bij het antwoord (V2). Normaal gesproken geef je enkele samenvattingen verdeeld over het hele gesprek wanneer je merkt dat het complex wordt.
Door een samenvatting te gebruiken geef je de ander de gelegenheid om aan te vullen of akkoord te geven. Wanneer je onderdelen hebt gemist in het antwoord van de ander en deze dus ook niet in je samenvatting voorkomen zal je zien dat de ander je aanvult.
Samenvattingen hebben ook het nut om je eigen werkgeheugen, en dat van de ander, te verlichten. Wanneer we veel informatie tot ons nemen wordt dit allemaal opgeslagen in ons kortetermijngeheugen, ook wel werkgeheugen genoemd door sommigen. De opslagcapaciteit hiervan is maar beperkt en soms zal dit geheugen even verlicht moeten worden. Het geven van een samenvatting zorgt ervoor dat informatie makkelijker verplaatst kan worden van je kortetermijngeheugen naar je langetermijngeheugen. Niet vergeten om te doen dus in lange gesprekken!
#5 Voorkom sturende vragen
Een goede vraag is vaak een neutrale vraag. Oftewel een vraag waar de mening of zienswijze van de steller niet terug in naar voren komt. “Wat vindt u daarvan?” is een betere vraag dan “Hoe goed vindt u dit?”. Bij de tweede vraag stuur je iemand namelijk een kant op en krijg je dus niet echt te weten wat iemand ervan vond.
Mensen zijn in principe avers van confrontaties. Daarom zijn we geneigd om een antwoord te geven waar de ander zich in kan vinden of dat sociaal acceptabel is. Dit is namelijk ook weer goed voor het groepsgevoel waar we vaak onbewust op aansturen. Wanneer jij je eigen mening niet naar voren laat komen bij het stellen van een vraag is het lastiger voor de ander om je naar jouw mond te praten.
Voorkom ook het stellen van dubbele vragen. Dit kan nogal verwarrend overkomen op de ander en die zal vaak de vraag kiezen die hij het makkelijkst vindt om te beantwoorden om vervolgens de andere vraag links te laten liggen. Een dubbele vraag ziet er bijvoorbeeld zo uit: “Wat vind je ervan, wat vind je er goed of slecht aan?”. Houd het simpel en kies voor één vraag. Wanneer je gesprekspartner de vraag niet duidelijk vindt is dat aan hem of haar om dit te uiten.
Je kunt open en gesloten vragen stellen. Afhankelijk van de situatie waarin jij je bevindt en het doel dat je voor ogen hebt. De één is niet per se beter dan de ander. Een open vraag nodigt meer uit tot vertellen waar je later op kunt doorvragen. Een gesloten vraag geeft de respondent minder vrijheid en draagt enkele opties aan bijvoorbeeld wel/niet, ja/nee. Open vragen beginnen vaak met “Waarom” en “Hoezo”, gesloten vragen beginnen vaak met bijvoorbeeld “Waar”, “Welke” en “Hoeveel”. Hoe beter je naar iemand luistert hoe beter de vragen die je over het algemeen stelt.
#6 Werk aan je zelfverzekerdheid
Een belangrijke factor in het goed beheersen van communicatieve vaardigheden is zelfverzekerdheid. Zelfverzekerde mensen hebben vaak het gevoel dat communicatie vanzelf gaat en dat is misschien ook wel een beetje zo.
Wanneer je zelfverzekerd bent, ben je in je hoofd namelijk helemaal niet bezig met hoe je iets naar buiten brengt. Je bent veel meer aanwezig in het moment waardoor de focus niet in je hoofd bij je gedachten ligt maar bij je gesprekspartner. Dit tilt het niveau van het gesprek hoger. Er is meer hersencapaciteit beschikbaar voor de verwerking van informatie.
Helaas kan je zelfverzekerdheid niet makkelijk trainen en is dit een lang traject. Helaas? Aan de andere kant betekent dit ook dat wanneer jij je eenmaal zelfverzekerd voelt je dit gevoel ook minder makkelijk verliest. Dat is weer de andere kant van de spreekwoordelijke medaille.
Zelfverzekerdheid in communicatieve vaardigheden bouw je op door veel te oefenen en kleine successen te behalen. Dat is iets waar je wel zelf de zeggenschap over hebt.
Bij het oefenen is het belangrijk dit in behapbare brokken in te delen. Ga dus niet in één keer alles in je gesprekken proberen te implementeren maar doe dit stukje bij beetje. Wanneer je een aspect beheerst, bijvoorbeeld het goed luisteren, ga je door naar een volgend aspect zoals het doorvragen.
Wanneer je merkt dat je bepaalde onderdelen van je communicatieve vaardigheden beter onder controle begint te krijgen merk je dat je zelfverzekerdheid toeneemt. Je brein vuurt neuronen af en de dopamine zorgt ervoor dat jij je goed voelt. Hoog tijd om te oefenen dus!
Laat je niet uit het veld slaan als de progressie langer duurt dan je verwacht had. Het gaat om de tijd die je erin steekt, niet zo zeer om de resultaten die je behaalt. Die resultaten komen vanzelf wanneer jouw gesprekstechnieken de aandacht hebben.
Wil jij aan de slag met je communicatieve vaardigheden?
Heb jij nu na het lezen van dit artikel zin gekregen om te oefenen en aan de slag te gaan met jouw communicatieve vaardigheden dan staan wij bij Supertrainer altijd klaar voor je. Je kunt dan contact met ons opnemen voor een vrijblijvend oriëntatiegesprek. Onze trainingen worden 1-op-1 gegeven en zijn altijd aangepast aan jouw specifieke behoeften. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
Wil je juist wat dieper ingaan op communicatieve vaardigheden dan in dit artikel? Ook dan ben je bij ons aan het juiste adres. Na vrijblijvend contact met ons kunnen we samen kijken wat we voor je kunnen betekenen.
Of heb je gewoon een korte vraag over dit artikel? Dat kan natuurlijk ook, die beantwoorden we met alle liefde voor je.
