Effectief Vergaderen: Zo doe je dat!

Leestijd: 4 Minuten
Auteur: Tijs

Jeeeeeeeeeee! Die ellenlange wekelijkse vergadering zit er weer op. Je kent dat wel, collega’s die lopen te nitpicken over elk klein detail terwijl je allang loopt te flatlinen omdat je mentale energie he-le-maal op is.

 

Direct ging je googelen op effectief vergaderen en nu lees je dit. De verwachtingen zullen vast hoog zijn, nu is het aan ons om die in te gaan lossen. Om dat te doen gaan we eerst even terug naar de kern. Want vergaderen is een stuk meer geworden dan snel beslissingen nemen en afstemmen hoe we dit uit gaan voeren.

 

Waar is het misgegaan?

 

Om het fenomeeen van vergaderen te doorgronden duiken we eerst de geschiedenis in. Want waar is het misgegaan? Toen we namelijk vrolijk bezig waren met project ‘mammoet uitroeien’ haalden we er nog geen onzinnigheden bij. Natuurlijk overlegden we wie welke rol had en hoe we die ellendige mammoeten het meest effectief over de kling konden jagen om daarna onze stam te imponeren met de teruggebrachte buit. Alle socialigheden en het positioneren in de groep deden we daaromheen wel. Daar was ook tijd zat voor. Zat je in #teamnootjesenbesjes dan kon je lekker onder het werk bezig met je positie in de groep.

 

Ha! Dit voorbeeld had je niet verwacht bij een artikel over effectief vergaderen, of wel? Maar kijk eens naar andere groepsdieren, hoeveel die bezig zijn met de pikorde. Bavianen met hun rots, kippen hebben een letterlijke pikorde, overal is hiërarchie. Die hiërarchie wordt vastgesteld door elkaar te vlooien, wie de sterkste is, maar ook ervaring, aantrekkelijkheid en zelfs familie kan een rol spelen. Allemaal facetten die ook nog bij ons zo werken. Nou ja, ik zou niet proberen om je baas te gaan vlooien maar voor de rest zal dit vast herkenbaar zijn.

 

Waar je ziet dat andere groepsdieren uitvoerig bezig zijn met die pikorde te bevestigen is dit bij ons wat veranderd. Dit heeft te maken met hoe we werken. Waar we pakweg tweehonderd jaar geleden met de familie op het boerenland stonden te oogsten, de molen draaiende hielden of met andere zeeschuimers en schuinsmarcheerders de zeeën (on)veilig maakten, werken we nu veel minder nauw samen.

 

Er is minder tijd om écht met elkaar te werken. Denk even terug aan dat bijbaantje in de horeca, hoe vaak had je daar vergaderingen nodig? Bijna nooit toch? Als er iets misgaat is het direct voelbaar en ga je dat oplossen. Je staat samen op de vloer en iedereen ziet elkaar werken. Er wordt gelachen, geflirt, gekloot, opstandig gedaan en dit zorgt allemaal voor een duidelijk sociale hiërarchie.

 

Alleen zijn we massaal eenzaam aan het werk. Terwijl onze vlooi- en pikordebehoefte er nog diep ingebakken zit. We zijn steeds specialistischer geworden, waardoor het soms lastig te begrijpen is wat een collega precies doet of bedoelt. Of je werkt juist vaak alleen, bijvoorbeeld als docent. De enige momenten dat we de groepshiërarchie kunnen vaststellen zijn vaak de vergaderingen.

Effectief vergaderen

Wat kun je doen om effectief te vergaderen?

 

  • Geef meer ruimte om de groepshiërarchie vast te stellen
  • Maak je doelen kraakhelder
  • Krijg mensen in actiemodus

 

Groepshiërarchie

 

Naast de formele hiërarchie hebt je dus een sociale hiërarchie. Zoals je hebt kunnen lezen zijn wij mensen groepsdieren en is dit erg belangrijk voor ons, ook al is dat grotendeels onbewust. Waar we het vroeger konden combineren met ons uitvoerende werk, wordt dat steeds lastiger. Zorg dus dat mensen samen met elkaar kunnen werken of in elk geval tijd hebben om hiermee bezig te kunnen zijn (zonder dat ze het waarschijnlijk zelf doorhebben). Bedenk het maar, borrels, tafeltennistafels, dingen organiseren tijdens de lunch. Wat voor jouw team werkt.

 

Kraakheldere doelen

 

Voordat je een vergadering start moet het al kraakhelder zijn waarvoor je samenzit. Dan kun je hierop terugvallen. Gaan we beslissingen maken? En waarover? Of willen we peilen hoe we in de wedstrijd zitten met betrekking tot een bepaald onderwerp? Klets niet onnodig over weekcijfers als het niet nodig is. Stuur die dan maar door zodat iedereen die kan lezen. Dit geldt ook voor andre informatie. Doe de dingen die je echt alleen als groep kunt doen.

 

Stuur voordat de vergadering begint de agenda op en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Als je dit pas op het moment dat de vergadering begint zegt kost dit mentale energie om te verwerken, kan allemaal vooraf. Zorg voor elk agendapunt dat er iets gedaan mee moet worden en besluit wie dit gaat uitvoeren. Zorg dat er één iemand de lead krijgt, maar er altijd minstens één ander bij betrokken is.

 

Krijg mensen in actiemodus

 

Om ervoor te zorgen dat er iets gedaan wordt met het agendapunt, wil je dat mensen in actiemodus komen. Even een paar simpele tips.

 

Stel de juiste vraag

 

Vraagstellingen gaan vaak over gedachten, (wat vind je daarvan?) gevoel (hoe is dat voor je?) en gedrag (wat doe je dan?). Stel bewust vragen over gedrag. Dus, wat ga je doen? In plaats van wat vind je ervan? Zo voorkom je een meningengfeest met oeverloos geëmmer over details.

 

Wil je weten hoe anderen over een onderwerp denken kun je alsnog beter een vraag over gevoel stellen. Mensen maken voornamelijk keuzes op basis gevoel en zijn goed in staat daarna argumenten te bedenken waarom dat zo’n goed idee is. Zodra je dat laagje dieper komt krijg je veel betrouwbaardere informatie over hoe iemand tegen een onderwerp aankijkt dan rationele argumenten. Soms willen we iets niet en komen de redenen later namelijk.

 

Wat vind je ervan? En andere vragen over gedachten zijn waardevol als je merkt dat er meer informatie boven tafel moet komen. Vraag dan wel goed door naar de inhoud.

 

En nu?

 

Dan nog een laatste tip. Want we blijven mensen dus niet alles zal feilloos gaan. Merk je toch dat er een discussie gaande is en wil je mensen tot actie dwingen en is je natuurlijke charisma even onvoldoende? Zeg dan gewoon: ‘Oké, en nu?’ Want je wil niet bekend staan als die lul of trut die: ‘jongens, even centraal alsjeblieft!’ zegt. Want doe je dat wel, dan heb je net een artikel gelezen over sociale hiërarchie en heb je het voor elkaar gekregen je eigen positie te doen kelderen. Hoe ironisch zou dat zijn!