Taakgericht vs relatiegericht communiceren: wanneer welke stijl te gebruiken?

Taakgericht vs relatiegericht communiceren: waarom sommige leidinggevenden wél verbinding houden met hun team

Taakgericht vs relatiegericht communiceren: waarom sommige leidinggevenden wél verbinding houden met hun team
Misschien herken je dit wel.

Je hebt een leidinggevende die inhoudelijk sterk is, duidelijk communiceert en goed weet wat er moet gebeuren. Deadlines zijn helder, verwachtingen worden uitgesproken en de resultaten zijn prima. Toch voelt samenwerken met die persoon soms afstandelijk of gespannen. Gesprekken blijven functioneel en medewerkers voelen zich niet altijd echt gezien.

Maar het tegenovergestelde gebeurt ook.

Sommige leidinggevenden zijn ontzettend toegankelijk, betrokken en prettig in contact. Teamleden voelen zich veilig en gehoord, alleen blijven lastige gesprekken soms uit. Verwachtingen worden niet altijd duidelijk uitgesproken en problemen blijven langer doorsudderen dan eigenlijk nodig is.

En precies daar raakt dit onderwerp iets belangrijks.

Veel leidinggevenden communiceren namelijk onbewust meer taakgericht of juist meer relatiegericht. Beide stijlen hebben kwaliteiten. Beide stijlen hebben ook valkuilen.

En hoe beter je als leidinggevende begrijpt waar jouw natuurlijke voorkeur ligt, hoe makkelijker het wordt om bewuster te communiceren richting je team.

Want sterke communicatie draait meestal niet om één perfecte stijl.

Het gaat veel vaker over balans.

Wat is taakgericht communiceren?
Taakgerichte communicatie draait vooral om inhoud, doelen en resultaten.

Leidinggevenden die taakgericht communiceren zijn vaak bezig met vragen zoals:

Wat moet er gebeuren?
Wat is de planning?
Wie pakt welke verantwoordelijkheid?
Hoe behalen we het gewenste resultaat?
Gesprekken zijn meestal direct, duidelijk en efficiënt.

Dat kan ontzettend prettig zijn.

Zeker in situaties waarin snelheid, structuur of besluitvaardigheid nodig zijn. Veel teams hebben juist behoefte aan leidinggevenden die knopen durven doorhakken en helder communiceren over verwachtingen.

Alleen ontstaat er soms ook iets anders.

Want wanneer de focus heel sterk op taken en prestaties ligt, kunnen relationele signalen makkelijker naar de achtergrond verdwijnen.

Bijvoorbeeld:

spanning binnen een team;
onzekerheid van medewerkers;
onderlinge irritaties;
of de behoefte aan erkenning en aandacht.
En precies daar begint relatiegerichte communicatie belangrijker te worden.

Wat is relatiegericht communiceren?
Relatiegerichte communicatie richt zich meer op verbinding, samenwerking en het menselijke aspect van contact.

Leidinggevenden die meer relatiegericht communiceren letten vaak sterk op:

sfeer;
veiligheid;
emoties;
motivatie;
en onderlinge relaties.
Ze stellen vragen zoals:

Hoe gaat het echt met iemand?
Hoe ervaart het team de samenwerking?
Voelt iedereen zich gehoord?
Dat zorgt vaak voor openheid en vertrouwen binnen teams.

Mensen voelen zich sneller veilig om vragen te stellen, feedback te geven of problemen bespreekbaar te maken. En dat is ontzettend waardevol.

Alleen kan relatiegericht communiceren soms ook doorslaan.

Bijvoorbeeld wanneer leidinggevenden conflicten vermijden, te voorzichtig worden of onvoldoende duidelijkheid geven uit angst om iemand teleur te stellen.

Dan blijft de sfeer misschien vriendelijk aan de oppervlakte, maar ontbreekt er ondertussen richting of scherpte.

Waarom leidinggevenden vaak één voorkeursstijl ontwikkelen
Veel communicatie gebeurt automatisch.

Leidinggevenden communiceren vaak op een manier die dicht ligt bij hun persoonlijkheid, ervaringen en overtuigingen. Sommige mensen voelen zich van nature comfortabeler in duidelijkheid en structuur. Anderen zijn juist sterk in empathie en verbinding.

Dat is logisch.

Alleen ontstaat er een risico wanneer iemand te veel vanuit één stijl blijft communiceren.

Bijvoorbeeld de leidinggevende die vooral taakgericht is:

“Ik heb toch duidelijk uitgelegd wat er verwacht wordt?”
Inhoudelijk klopt dat misschien volledig. Alleen betekent duidelijkheid niet automatisch dat mensen zich ook meegenomen voelen.

En andersom zie je relatiegerichte leidinggevenden soms denken:

“Ik wil de sfeer goed houden.”
Waardoor noodzakelijke feedback of duidelijke grenzen te lang uitblijven.

Beide stijlen worden problematisch wanneer er onvoldoende balans ontstaat.

Waarom taakgerichte leidinggevenden soms harder overkomen dan bedoeld
Dit gebeurt opvallend vaak.

Veel taakgerichte professionals hebben helemaal niet de intentie om afstandelijk of streng over te komen. Vaak zijn ze juist gefocust op efficiëntie, duidelijkheid en voortgang.

Alleen ervaren anderen hun communicatie soms anders.

Bijvoorbeeld wanneer een leidinggevende tijdens een gesprek direct naar oplossingen gaat terwijl een medewerker eerst behoefte heeft aan erkenning of begrip.

Of wanneer feedback heel feitelijk wordt gebracht:

“Dit rapport voldoet niet aan de verwachtingen.”
Inhoudelijk misschien correct.
Maar relationeel kan het hard binnenkomen wanneer er geen aandacht is voor de persoon achter het werk.

En precies daar ontstaan soms misverstanden.

Taakgerichte leidinggevenden denken:

“Ik ben gewoon duidelijk.”
Terwijl medewerkers soms voelen:

“Er is weinig ruimte voor mij als persoon.”
Dat verschil zit vaak niet in de inhoud van de boodschap, maar in de relationele laag eronder.

Relatiegerichte leidinggevenden lopen tegen andere uitdagingen aan
Aan de andere kant zie je relatiegerichte leidinggevenden soms worstelen met duidelijkheid.

Omdat ze verbinding belangrijk vinden, kunnen ze terughoudend worden in:

aanspreken;
begrenzen;
confronteren;
of richting geven.
Niet uit zwakte trouwens.
Vaak juist uit betrokkenheid.

Alleen voelen medewerkers daardoor soms onvoldoende helderheid.

Bijvoorbeeld wanneer verwachtingen impliciet blijven:

“Ik dacht dat het wel duidelijk was.”
Of wanneer irritaties niet tijdig worden uitgesproken waardoor spanning langzaam oploopt binnen een team.

Dat is interessant, want veel leidinggevenden denken dat relatiegericht communiceren automatisch “zachter” of prettiger is. Maar in de praktijk voelen teams zich vaak juist veiliger wanneer er óók duidelijkheid bestaat.

Veiligheid ontstaat namelijk niet alleen door vriendelijkheid.
Maar ook door voorspelbaarheid, eerlijkheid en heldere communicatie.

Waarom sterke leidinggevenden kunnen schakelen tussen beide stijlen
Dit is misschien wel de kern van effectief leiderschap.

Sterke leidinggevenden zitten meestal niet volledig aan één kant van het spectrum. Ze kunnen schakelen afhankelijk van de situatie, de medewerker en de context.

Soms vraagt een situatie om duidelijkheid, snelheid en structuur.

Bijvoorbeeld tijdens:

crisis;
deadlines;
escalaties;
of besluitvorming.
Dan helpt taakgerichte communicatie enorm.

Maar andere momenten vragen juist om vertraging, aandacht en verbinding.

Bijvoorbeeld:

bij onzekerheid;
weerstand;
spanningen binnen teams;
of persoonlijke gesprekken.
Dan werkt relatiegerichte communicatie vaak veel beter.

Het gaat dus niet om:

welke stijl is beter?
Maar veel meer om:

welke stijl heeft deze situatie nodig?
Veel communicatieproblemen ontstaan uit disbalans
Dat zie je binnen teams voortdurend gebeuren.

Bijvoorbeeld leidinggevenden die zo sterk op resultaten focussen dat medewerkers langzaam afhaken, zich niet gehoord voelen of minder eigenaarschap ervaren.

Of juist teams waar de sfeer centraal staat, maar waarin verwachtingen onduidelijk blijven en irritaties onder de oppervlakte groeien.

In beide gevallen ontbreekt balans.

En opvallend genoeg voelen medewerkers die disbalans vaak sneller aan dan leidinggevenden zelf.

Want communicatie gaat niet alleen over wat je zegt.
Mensen voelen ook:

waar jouw aandacht zit;
wat je belangrijk vindt;
en hoeveel ruimte er is voor zowel resultaat als relatie.
Waarom relatie en resultaat elkaar juist versterken
Sommige leidinggevenden ervaren relatiegericht communiceren alsof het ten koste gaat van prestaties.

Alsof aandacht voor mensen automatisch betekent dat er minder focus komt op resultaat.

Maar in sterke teams versterken die twee elkaar juist.

Wanneer medewerkers zich serieus genomen voelen:

groeit vertrouwen;
ontstaat meer openheid;
nemen mensen sneller verantwoordelijkheid;
en wordt feedback veiliger.
Daardoor ontstaan vaak betere prestaties op de lange termijn.

Andersom werkt het trouwens ook.

Teams waarin alles vrijblijvend blijft voelen op termijn vaak juist onveilig. Want onduidelijkheid zorgt uiteindelijk ook voor frustratie.

Sterke communicatie combineert daarom meestal:

duidelijkheid én verbinding;
eerlijkheid én empathie;
richting én aandacht.
Waarom luisteren hierin zo belangrijk is
Veel leidinggevenden onderschatten hoeveel invloed luisteren heeft op hun communicatie.

Niet alleen luisteren naar inhoud trouwens.
Maar ook naar:

emoties;
onderliggende spanning;
weerstand;
of behoeftes die niet direct uitgesproken worden.
Taakgerichte leidinggevenden schieten soms snel in oplossingen:

“Hoe lossen we dit op?”
Terwijl medewerkers soms eerst behoefte hebben aan:

“Ik wil even het gevoel hebben dat je begrijpt wat er speelt.”
En relatiegerichte leidinggevenden luisteren soms wél goed naar emoties, maar vergeten daarna duidelijke afspraken of verwachtingen te formuleren.

Ook daar is balans nodig.

Communicatiestijl beïnvloedt de cultuur van een team
Dit is iets wat veel leidinggevenden onderschatten.

De manier waarop jij communiceert, beïnvloedt hoe anderen binnen het team met elkaar communiceren.

Wanneer leidinggevenden vooral taakgericht communiceren, gaan teams vaak:

sneller;
directer;
inhoudelijker;
en resultaatgerichter communiceren.
Wanneer leidinggevenden sterk relatiegericht zijn, ontstaat er vaak meer:

openheid;
samenwerking;
emotionele veiligheid;
en aandacht voor onderlinge dynamiek.
Geen van beide is verkeerd.

Alleen vraagt iedere cultuur iets anders afhankelijk van de context van het team.

Waarom zelfinzicht hierin essentieel is
Veel leidinggevenden communiceren grotendeels op automatische piloot.

Daardoor hebben ze soms onvoldoende door hoe hun stijl overkomt op anderen.

Bijvoorbeeld:

“Ik bedoelde het helemaal niet zo hard.”
Of:

“Ik dacht juist dat ik ruimte gaf.”
En dat kan allebei waar zijn.

Daarom helpt het enorm wanneer leidinggevenden nieuwsgierig blijven naar hun eigen communicatie:

Hoe kom ik over onder druk?
Wat gebeurt er wanneer ik geïrriteerd raak?
Ben ik voldoende duidelijk?
Geef ik genoeg ruimte?
Vermijd ik soms spanning?
Of focus ik juist te veel op inhoud?
Dat soort vragen zorgen vaak voor veel meer bewust leiderschap.

Tot slot
Taakgericht en relatiegericht communiceren worden soms tegenover elkaar gezet.

Alsof je moet kiezen tussen duidelijkheid of verbinding.

Maar sterke communicatie gaat meestal juist over de combinatie van die twee.

Want teams hebben behoefte aan leidinggevenden die richting durven geven én oog houden voor de mens achter het werk.

Die eerlijk kunnen zijn zonder hard te worden.
En betrokken kunnen blijven zonder duidelijkheid te verliezen.

Misschien is dat uiteindelijk wel de kern van sterk leiderschap:
niet communiceren vanuit één vaste stijl, maar bewust kunnen schakelen tussen wat mensen én situaties nodig hebben.

Wil je sterker leren communiceren als leidinggevende?
Bij Supertrainer geloven we dat sterk leiderschap begint bij bewust communiceren.

Wil je beter leren:

balans vinden tussen duidelijkheid en verbinding;
effectiever communiceren met je team;
feedback geven zonder relatieverlies;
of sterker leidinggeven in lastige situaties?
Meld je dan aan voor onze maillijst.

Daar delen we regelmatig praktische inzichten, oefeningen en communicatietips die je direct kunt toepassen in de praktijk.