Wat zijn effectieve gesprekstechnieken?
Gesprekstechnieken zijn essentieel in onze communicatie. Voor een groot gedeelte communiceer je waarschijnlijk prima, je communiceert immers al van jongs af aan. Als je straks kijkt naar de voorbeelden van gesprekstechnieken in dit artikel zal je zien dat je sommige hiervan al (onbewust) hanteert.
Communicatie en gesprekstechnieken zijn vaardigheden die we vaak niet bewust hebben aangeleerd. In tegenstelling tot het vak rekenen dat we op school hebben gehad. We leren communicatie van onze directe omgeving door samen te spelen met andere kinderen in je jeugd. En later door te communiceren met familieleden en vrienden.
Daarom is je huidige communicatie vaak terug te herleiden naar patronen van vroeger. Ga maar eens terug in de tijd en denk aan je gezinssituatie en jeugd. Als het vroeger aan tafel niet werd gewaardeerd dat je een sterke mening had zal het tegenwoordig moeilijker voor je zijn om assertiviteit te tonen. Dit geldt ook voor begrippen als empathie. Was het normaal om emoties te bespreken en tonen? Dan zal een houding waarbij je empathie toont natuurlijk voor je aanvoelen tegenwoordig.
Soms verloopt je communicatie wat moeilijker. Je hebt dan het gevoel dat je niet krachtig praat, of het lukt niet om je boodschap effectief over te brengen. Wellicht ben je dan te langdradig van stof en dwaal je teveel af naar zijsporen en details. Of misschien ben je juist wat stiller en zou je jezelf wat meer willen laten horen. Je zoekt dan naar een manier om met dominante communicatiestijlen om te gaan.
Dat een gesprek soms stroef verloopt komt stiekem vaker voor dan je denk. Ook bij personen waarvan je het op het eerste ogenblik niet verwacht. Het hoeft ook niet altijd aan jezelf te liggen. Als je hier soms moeite mee hebt ben je bij lange na niet de enige. Het is helemaal niet erg dat dit af en toe gebeurd. Je hoeft niet perfect te zijn en gesprekken ook niet. Als je regelmatig het idee hebt dat je gesprek beter had kunnen gaan is dat natuurlijk vervelend. Dan kan het raadzaam zijn je eigen gesprekstechnieken eens op te poetsen.
Het onderwerp gesprekstechnieken is heel erg breed. Niet alleen verschilt het per persoon wat je lastig vindt in een gesprek. Daarnaast zijn er vele gesprekstechnieken die je kunnen helpen. Dit artikel geeft je een goed begin en basis. Hierin lees je over voorbeelden van gesprekstechnieken die je in verschillende situaties kunt inzetten. Ze zijn zo geschreven dat ze makkelijk praktisch toepasbaar voor je zijn.
Omdat gesprekstechnieken zo persoonlijk zijn heeft een training gesprekstechnieken alleen impact heeft wanneer deze is afgestemd op jouw persoonlijke behoeften.
Gesprekstechnieken en communicatie op een rijtje
- Luisteren Samenvatten Doorvragen
- Goede vragen stellen
- Containerbegrippen en effectief communiceren
- Je stem, toon en lichaamstaal
- Empathie en relatiegericht communiceren
- Assertiviteit tonen in gesprekken
Luisteren Samenvatten Doorvragen
Luisteren samenvatten doorvragen is een manier om gesprekken te structureren via een vaste volgorde. Het is één van de meest gebruikte gesprekstechnieken die tot je basis behoort. Bij deze methode luister je eerst,maak je vervolgens een gesproken samenvatting maken om af te sluiten met een vraag. Dit is één van de technieken die je enorm helpt wanneer jij of je gesprekspartner lang van stof is. Ons brein kan maar een beperkte hoeveelheid informatie aan. Door een gesprek meer structuur te geven maak je het jezelf en je gesprekspartner makkelijker om informatie op te nemen.
Daarnaast komt het soms voor dat één van beide partijen het overzicht in het gesprek kwijtraakt. Je gesprek voelt dan niet effectief aan. Dit kan voorkomen wanneer één van de partijen veel verstand van het onderwerp heeft en de ander niet. Deze techniek helpt dan om het gesprek te ordenen zodat het meer behapbaar wordt. Het resultaat is dat je de hoofzaak en bijzaken goed gescheiden houdt.
Hoe begin je met luisteren samenvatten doorvragen?
Deze gesprekstechniek krijg je onder de knie door veel te oefenen. Op een gegeven moment heb je veel ervaring en is het gevolg dat deze methode voelt als je tweede natuur.
Luisteren
Communicatie is niet slechts het zenden van informatie, maar ook het ontvangen van informatie. Een gesprek loopt stukken effectiever wanneer je weet wat de ander wil bereiken en hoe deze in het gesprek zit. Daar kom je alleen achter door goed te luisteren.
Goed luisteren doe je door oprechte aandacht te hebben voor de ander. Zo ontstaat er verbinding. Dat wil zeggen dat je niet met andere onderwerpen in je hoofd bezig bent. Zorg er dus voor dat je genoeg ruimte in je hoofd hebt en met de goede mindset je gesprek in stapt.
Wat soms ook gebeurt is dat je te veel bezig bent met je antwoord of de vraag die je wilt stellen. Dit kan zeker voorkomen bij gesprekken zoals intakegesprekken en sollicitatiegesprekken. Gesprekken waarbij je het idee hebt dat je in de spotlight staat. Vertrouw op jezelf dat je weet wat je straks moet zeggen. Daar hoef je je er niet mee bezig te houden op het moment dat de ander aan het spreken is. Juist door goed te luisteren maak je het stellen van een goede vraag of geven van een goed antwoord makkelijker voor jezelf.
Een ander element waar je mee te maken krijgt tijdens het luisteren is je paradigma. Kort gezegd betekent dat je “wereldbeeld”. Dit zijn de associaties die je onbewust legt wanneer je informatie tot je krijgt. Wanneer ik het woord “opleider” zeg krijg jij daar gedachten bij. Dat zijn zeer waarschijnlijk andere associaties die ik heb.
Ga gesprekken in met een open geest. Wees er niet overtuigd van dat de informatie die de ander deelt al bekend voor je is. Wie weet leg je de verkeerde associaties waardoor er miscommunicatie ontstaat.
Samenvatten
Samenvattingen gebruik je om een gesprek te ordenen. Dit is handig bij gesprekken waar jij of je gesprekspartner de neiging heeft om in de details te treden. Je brengt de situatie in kaart en geeft je brein de kans om de informatie te verwerken.
Herhaling zorgt er voor dat je het verhaal kan opslaan en onthouden. Daarnaast kan je zo even bij de ander bevestigen of je de boodschap goed hebt begrepen.
Zo ziet een samenvatting of opsomming eruit in een gesprek:
Voorbeeld
Jij: "Wat vind je belangrijk in je werk?"
Suzanne: "In het werk vind ik het belangrijk dat er een leuke sfeer hang en ik kan bouwen op collega’s. Daarnaast vind ik het belangrijk dat er ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en dat dit wordt gefaciliteerd met bijvoorbeeld ontwikkelingsbudget. Een inspirerende kantoorruimte vind ik ook fijn, ik wil niet in een ruimte werken waar ik na 2 maanden ongelukkig word. Bij mijn vorige baan werkte ik op een oud industrieterrein buiten de stad waar ik vaak 20 minuten naartoe moest fietsen."
Samenvatting (jij): "Ok, je vindt het dus belangrijk om een goede sfeer te hebben op het werk, dat je kan bouwen op collega’s, dat er ruimte is voor ontwikkeling en dat je werkt in een inspirerende kantooromgeving."
Doorvragen
Als je meer wilt weten maak je gebruik van vragen. Daarmee zijn vragen een manier om verdieping in je gesprek te krijgen. Je hoeft echt niet de perfecte vraag te stellen. Het is vaak beter om het gesprek vloeiend te laten verlopen dan lang na te denken over een goede vraag. Vragen stellen is een manier om het gesprek te sturen en zo controle te houden. Je bepaalt zo de richting van het gesprek.
Goede vragen stellen
Open en gesloten vragen
Je kan verschillende soorten vragen stellen. Zo kan je kiezen om een open of een gesloten vraag te stellen.
Het verschil tussen een open en gesloten vraag is hoeveel vrijheid je de ander geeft in het antwoord. Bij een gesloten vraag geef je de ander een beperkte vrijheid in de antwoorden die hij of zij kan geven.
Gesloten vraag: "Hoeveel dingen vind je belangrijk in je werk?"
Een open vraag geeft meer vrijheid aan de ander. Over het algemeen gebruik je meer open vragen in een gesprek, hier haal je meer informatie mee naar boven. Gesloten vragen gebruik je wanneer je opzoek bent naar specifieke informatie.
Open vraag: "Waarom vind je een goede sfeer belangrijk op je werk?"
Een geheugensteuntje voor een goede open vraag is om te beginnen met de woorden ' hoe ' of ' waarom '.
Verdiepende en verbredende vragen
Een ander verschil tussen vragen is of je verder gaat op het verhaal of juist een ander onderwerp aansnijdt.
Over het algemeen diep je eerst een situatie uit in een gesprek voordat je een begin maakt een ander onderwerp. Zo zorg je voor overzicht en structuur.
Een verdiepende vraag is een vraag die verder gaat op het verhaal.
Voorbeeld:
Jij: "Wat vind je belangrijk in je werk?"
Suzanne: "In het werk vind ik het belangrijk dat er een leuke sfeer hang en ik kan bouwen op collega’s. Daarnaast vind ik het belangrijk dat er ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en dat dit wordt gefaciliteerd met bijvoorbeeld ontwikkelingsbudget. Een inspirerende kantoorruimte vind ik ook fijn, ik wil niet in een ruimte werken waar ik na 2 maanden ongelukkig wordt. Bij mijn vorige werk werkte ik bijvoorbeeld op een oud industrieterrein buiten de stad waar ik vaak 20 minuten naartoe moest fietsen."
Verdiepende vraag (jij): "Waarom vind je een leuke sfeer belangrijk?"
Suzanne: "Omdat ik dan veel kan lachen op het werk en mij goed voel."
Verdiepende vraag (jij): "Waarom is het belangrijk om te lachen op het werk?"
Suzanne: "Omdat ik dan goed in mijn vel zit en daardoor mijn productiviteit ook hoger ligt."
Je kan best lang doorgaan met verdiepende vragen. Probeer maar eens uit, stel eens 5x een vraag die begint met “waarom” achter elkaar. Dan is je ervaring dat het gesprek meteen de diepte in duikt. Je merkt dat je een onderwerp genoeg hebt uitgediept wanneer je dezelfde antwoorden terugkrijgt.
Een verbredende vraag snijdt juist een ander onderwerp aan. Dit doe je wanneer je vindt dat je een vorig onderwerp of standpunt genoeg hebt uitgediept. Of wanneer je toe bent aan een nieuw verhaal.
Verbredende vraag (jij): "Wat voor werkzaamheden moet je doen op je werk?"
Dit is een voorbeeld van een verbredende vraag in het vorige gesprek met Suzanne.
Over het algemeen is het goed om meer verdiepende vragen in een gesprek te hebben dan verbredende vragen. Diep onderwerpen één voor één uit voordat je over gaat op een ander onderwerp. Op deze manier voorkom je dat je van de hak op de tak springt.
Container begrippen en effectief communiceren
Wanneer je vragen stelt met bovenstaande voorbeelden van gesprekstechnieken krijg je veel te maken met containerbegrippen. Dat zijn begrippen die op zichzelf niet zoveel zeggen. Begrippen als “leuk”, “concept”, “goed”, “out-of-the-box” en “moeilijk” zijn voorbeelden van containerbegrippen.
Containerbegrippen zijn generieke termen die betekenisloos zijn door hun overmatige gebruikt. Veel typische kantoorjargon is verweven met containerbegrippen, sommigen mensen zijn zelf wandelende containerbegrippen. Bij ons op kantoor hangt bijvoorbeeld een “verboden woordenlijst” hier staan begrippen als “sparren” en “schakelen” natuurlijk bovenaan.
Als je zelf veel praat in dit soort termen is het handig om dit af te leren. Dat kost tijd kan ik je wel vast vertellen. Veel van dit soort woorden gebruiken we automatisch, ons brein gebruikt ze omdat ze op de oppervlakte liggen en ons brein gaat vaak voor de optie die de minste energie kost.
Als je veel van dit soort containerbegrippen in je gesprek gebruikt ben je niet effectief en kan het zijn dat je vaag overkomt op de ander. Probeer specifiek te zijn in de woorden die je gebruikt. Zo voorkom je dat de ander aannames moet doen.
Wanneer je gesprekspartner echter veel van dit soort begrippen gebruikt moet je hier dieper op doorvragen. Ze heten containerbegrippen omdat je ze moet uitpakken, je moet de betekenis achter het begrip uitpakken.
Voorbeeld
Jij: Wat vind je van je werk?
Suzanne: Ik vind mijn werk erg leuk
Jij: Wat vind je leuk aan je werk?
Containerbegrippen pak je uit door verdiepende vragen te stellen. Dat is eén van de andere voorbeelden van gesprekstechnieken die we hiervoor hebben behandeld. Wees er bewust van dat sommigen moeite hebben met het onder woorden brengen van wat ze echt vinden. Je kan ze door het stellen van de juiste vragen een handje helpen.
Geef je gesprekspartner de ruimte door een stilte te laten vallen na je vraag. Zo heeft iemand de tijd om de juiste woorden te vinden.
Gebruik maken van je stem
Niet alleen wat je zegt, maar ook hoe je het zegt is belangrijk in een gesprek. Je intonatie en volume komen echter voor een groot deel voort uit je onderbewuste. Je wil hier geen trucjes aanleren want dat kom je niet meer authentiek over en prikken mensen zo door je heen.
Het heeft te maken met je zelfverzekerdheid. Hier kan je natuurlijk wel actief aan werken, maar het is zeker een lange termijn project. Door zelfverzekerd te zijn geef je onbewust signalen af die anderen oppikken waardoor er naar je geluisterd wordt.
Over het algemeen kan je zeggen dat mensen die wat minder zelfverzekerd zijn wat zachter praten. Dan kom je dus ook een stuk minder krachtig over en word je helaas soms minder serieus genomen in bijvoorbeeld een vergadering. Wanneer je bijvoorbeeld binnensmonds mompelt. Dat zegt niets over de boodschap die je te vertellen hebt.
Het is dus belangrijk om niet te zacht en duidelijk te praten in een groep. Dan nemen de anderen je boodschap eerder aan. Je kan natuurlijk ook overcompenseren, sommigen mensen praten wel heel erg luid. Zelf betrap ik mij erop dat ik zulke personen onderbewust ook minder serieus neem omdat ik denk dat het een aangeleerd trucje is en ze van binnen dus onzeker zijn.
Vaak heb je geen goed beeld van hoe je zelf overkomt in een gesprek. Vraag het daarom eens aan mensen met wie je regelmatig spreekt. Kijk wat zij zeggen. Dan weet je ook waar je aan kunt werken.
Met welke voorbeelden van gesprekstechnieken ga jij aan de slag?
Misschien ben je wel op dit artikel over voorbeelden van gesprekstechnieken gekomen omdat je zelf ergens in wilt verbeteren. Hopelijk heb je met dit artikel dan een goed startpunt over waar je op kunt letten met het hanteren van voorbeelden van gesprekstechnieken.
Het verbeteren van gesprekstechnieken is goed te bewerkstelligen met een training. Als je hier een training of cursus in wilt volgen raad ik je aan er één te zoeken waarbij de training is afgestemd op jouw behoeften. Het onderwerp gesprekstechnieken is namelijk een super breed onderwerp. Je wilt niet in een training terechtkomen waarbij de focus ligt op doorvragen terwijl jij juist meer baat hebt bij het maken van een goede samenvatting bijvoorbeeld.
Bij Supertrainer staan we klaar om je praktische tips te geven. Je mag ons best een keer vrijblijvend bellen of mailen om je situatie en doelstellingen aan ons uit te leggen. We geven je dan graag wat tips waar je mee aan de slag kunt als startpunt.
Als je echt aan de slag wilt met het onderwerp kan je ook een training bij ons volgen. Eén van de Supertrainers gaat dan met jou aan de slag waardoor gesprekken een stuk effectiever worden. Ook kijken we of we bepaalde onzekerheden bij je kunnen wegnemen die je hebt in bepaalde situaties. Niet altijd is het zo dat het hebben van meer kennis leidt tot een verbetering van vaardigheden. Soms gaat het ook om het wegnemen van bepaalde blokkades. Dat is natuurlijk erg persoonlijk.
Wil je meer over ons weten? Vraag dan vrijblijvend een brochure van ons aan
