Voorbeelden van gesprekstechnieken

Wat zijn gesprekstechnieken?

Gesprekstechnieken zijn essentieel in onze communicatie. Velen van ons communiceren al onbewust goed, communiceren is immers iets wat we van jongs af aan doen. Als je straks kijkt naar de voorbeelden van gesprekstechnieken zal je zien dat je er misschien al een paar hanteert. Het is een vaardigheid die we vaak niet bewust hebben aangeleerd, in tegenstelling tot bijvoorbeeld het vak rekenen dat we gewoon op school hebben gehad. We leren het bijvoorbeeld van onze directe omgeving door bijvoorbeeld van jongs af aan samen te spelen met andere kinderen.

Soms kan communicatie echter wat moeilijker verlopen. We hebben bijvoorbeeld het gevoel dat we niet krachtig praten, of het lukt niet om onze boodschap efficiënt over te brengen. Dat komt stiekem vaker voor dan je denkt, ook bij personen waarvan je het op het eerste ogenblik niet verwacht. Als je hier soms moeite mee hebt ben je bij lange na niet de enige.

Dat het soms moeizaam loopt hoeft niet altijd aan jezelf te liggen, dat kan best aan je gesprekspartners liggen. Toch kan het raadzaam zijn je eigen gesprekstechnieken eens te evalueren. Voorbeelden van gesprekstechnieken waar je naar kan kijken zijn er genoeg. Luister je veel of praat je juist veel in een gesprek? Hoe zit het met de vragen die je stelt in een gesprek? Maak je te veel gebruik van bijvoorbeeld containerbegrippen? Dat zijn vragen die je eens aan jezelf kan stellen, of vraag eens aan anderen hoe jij op hen overkomt tijdens gesprekken.

Het onderwerp gesprekstechnieken is natuurlijk superbreed. Voor iedereen is het weer anders wat hij of zij nodig heeft in zijn of haar persoonlijke situatie. Denk maar eens aan de volgende twee voorbeelden van gesprekstechnieken. Wanneer je veel werkt met mensen die minder spraakzaam zijn heb je meer aan het stellen van de juiste vragen. Werk je juist veel met mensen die te veel spreken dan heb je juist weer meer aan het ordenen van een gesprek door middel van samenvattingen. 

Dat is ook de reden waarom we bij Supertrainer geloven dat een training gesprekstechnieken alleen impact heeft wanneer deze is afgestemd op jouw persoonlijke behoeften. Heb jij een bepaalde situatie die je soms lastig vindt? Laat het ons even weten en dan helpen we je graag op weg.

Laten we maar gewoon beginnen met wat gesprekstechnieken op een rijtje zetten waar we hierna in dit artikel dieper op ingaan:

• Luisteren samenvatten doorvragen
• Verbredende vragen/verdiepende vragen
• Containerbegrippen
• Intonatie en volume

Luisteren Samenvatten Doorvragen (LSD)

De naam van deze gesprekstechniek laat weinig aan de verbeelding over. Het is een manier om gesprekken te structureren via een vaste volgorde. Namelijk eerst luisteren, dan een samenvatting maken om ten slotte een vraag te stellen. Deze gesprekstechniek kan helpen wanneer jij of je gesprekspartner lang van stof is. Ons brein kan maar een beperkte hoeveelheid informatie aan. Door een gesprek meer structuur te geven maak je het jezelf en je gesprekspartner makkelijker om informatie op te nemen.

Daarnaast komt het nog wel eens voor dat beide partijen het overzicht in het gesprek kwijtraken. Je praat bijvoorbeeld langs elkaar heen. Of het gesprek voelt als totaal niet efficiënt aan. Dit kan voorkomen wanneer één van de partijen veel verstand van het onderwerp waarover het gaat heeft en de ander niet. Deze techniek helpt dan om het gesprek te ordenen zodat je een gevoel van controle ervaart. Op deze manier is het makkelijker voor jou of je gesprekspartner om deze nieuwe informatie op te slaan.

Hoe werkt deze gesprekstechniek in de praktijk?

Begrijpen hoe de gesprekstechniek werkt is geen hogere wiskunde, echter kan het toepassen in de praktijk wel lastig zijn. Maar niet getreurd, oefening baart kunst! Dat geldt zeker voor een vaardigheid als gesprekstechnieken. Die krijg je niet onder de knie door het louter lezen over het onderwerp. Je zal echt aan de slag moeten gaan. Tegelijkertijd is het ook weer zo dat iedereen deze techniek kan beheersen na genoeg oefening. Heb je daarbij een beetje hulp nodig? Dan staan wij voor je klaar.

Luisteren...

Communicatie gaat twee kanten op, dat vergeten mensen nogal eens. Het is niet slechts het zenden van informatie, maar ook het ontvangen van informatie. Een gesprek loopt stukken effectiever wanneer je weet wat de ander wil bereiken en hoe de ander erin staat. Daar kom je alleen achter als je goed luistert. 

Goed luisteren kan alleen wanneer je oprechte aandacht hebt. Dat wil zeggen dat je niet bezig moet zijn in je hoofd met wat jij allemaal kwijt wilt. Of met wat er vanavond op het menu staat. Dan moet jij je aandacht en hersencapaciteit verdelen over meerdere onderwerpen waardoor de informatie van de ander niet helemaal binnenkomt. Zorg er dus voor dat je genoeg ruimte in je hoofd hebt voordat je een gesprek in stapt.

Wat soms ook gebeurt is dat je te veel bezig bent met je antwoord of de vraag die je wilt stellen. Dit kan zeker voorkomen bij gesprekken zoals intakegesprekken, sollicitatiegesprekken en dergelijke. Gesprekken waarbij je het idee hebt dat je in de spotlight staat. Vertrouw op jezelf dat je weet wat je straks moet zeggen. Daar hoef je je dus niet mee bezig te houden wanneer de ander aan het spreken is. Juist door goed te luisteren maak je het stellen van een goede vraag of geven van een goed antwoord makkelijker voor jezelf.

Een ander element waar je mee te maken krijgt tijdens het luisteren is je paradigma. Kort gezegd betekent dat je “wereldbeeld”. Dit zijn de associaties die je onbewust legt wanneer je informatie tot je krijgt. Wanneer ik het woord “bank” zeg krijg jij daar gedachten bij die opkomen in je hoofd. Je denkt bijvoorbeeld aan die oude leren bank die bij je oma in de woonkamer stond. Of misschien dacht je juist wel aan je verloren spaartegoeden na de laatste economische crisis. Ben je ervan bewust dat hoe jij bepaalde woorden ervaart anders is dan je hoe je gesprekspartner dit ervaart.

Wanneer je in een gesprek zit moet je eigenlijk de nieuwsgierigheid van een kind hebben. Een open geest. Wees er niet overtuigd van dat de informatie die de ander deelt al bekend voor je is. Wie weet leg je de verkeerde associaties waardoor er miscommunicatie ontstaat.

...Samenvatten...

Samenvattingen gebruik je om een gesprek te ordenen. Zeker lange gesprekken of gesprekken waarbij één of allebei de gesprekspartners veel informatie geven. Een samenvatting is eigenlijk het even op een rijtje zetten wat er net is besproken.

Zo geef je je brein rust en de kans om de informatie even te verwerken. Herhaling zorgt er namelijk voor dat je de informatie kan opslaan en onthouden. Daarnaast kan je zo even bij de ander bevestigen of je alles goed hebt begrepen.

Zo ziet een samenvatting of opsomming eruit in een gesprek:

Voorbeeld

Jij: Wat vind je belangrijk in je werk?

Suzanne: In het werk vind ik het belangrijk dat er een leuke sfeer hang en ik kan bouwen op collega’s. Daarnaast vind ik het belangrijk dat er ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en dat dit wordt gefaciliteerd met bijvoorbeeld ontwikkelingsbudget. Een inspirerende kantoorruimte vind ik ook fijn, ik wil niet in een ruimte werken waar ik na 2 maanden ongelukkig word. Bij mijn vorige baan werkte ik bijvoorbeeld op een oud industrieterrein buiten de stad waar ik vaak 20 minuten naartoe moest fietsen.

(Samenvatting)
Jij: Ok, je vindt het dus belangrijk om een goede sfeer te hebben op het werk, dat je kan bouwen op collega’s, dat er ruimte is voor ontwikkeling en dat je werkt in een inspirerende kantooromgeving. 

Dit is een simpel voorbeeld van hoe je een samenvatting maakt in een gesprek.

...Doorvragen

Als je niet wilt dat een gesprek oppervlakkig blijft maak je gebruik van vragen in een gesprek. Je stelt een vraag omdat je iets wil weten wat de ander nog niet heeft verteld. Of je stelt een vraag omdat je iets wil bevestigen bij de ander. In elk geval zorgen vragen ervoor dat je geïnteresseerd overkomt en verdiepen ze het gesprek.

Je kan verschillende soorten vragen stellen. Er zit verschil tussen open en gesloten vragen, maar ook tussen vragen die op het onderwerp doorgaan of juist vragen die een ander onderwerp aansnijden.

Het verschil tussen een open en gesloten vraag is hoeveel vrijheid je de ander geeft in het antwoord. Bij een gesloten vraag geef je de ander een beperkte vrijheid in de antwoorden die hij of zij kan geven. 

Voorbeeld van een gesloten vraag: Hoeveel dingen vind je belangrijk in je werk?

Een open vraag geeft meer vrijheid aan de ander. Over het algemeen gebruik je meer open vragen in een gesprek, hier haal je meer informatie mee naar boven. Gesloten vragen gebruik je wanneer je opzoek bent naar specifieke informatie.

Voorbeeld van een open vraag: Waarom vind je een goede sfeer belangrijk op je werk?

Een geheugensteuntje voor een goede open vraag is om te beginnen met de woorden 'hoe' of 'waarom'.

Welke vragen stel je?

Een ander verschil in vragen is het of het verder gaat op het onderwerp waar het over ging of juist een ander onderwerp aansnijdt. 

Over het algemeen diep je eerst een onderwerp uit in een gesprek voordat je verder gaat op een ander onderwerp. Zo zorg je voor overzicht en structuur. Heb je het gevoel dat gesprekken van de hak op de tak gaan? Dan is dit iets waar je naar kunt kijken.

Een gesprek opnemen kan je veel inzicht geven in het type vragen dat je stelt. En ja, natuurlijk is dit niet leuk om te doen. Maar door gesprekken terug te luisteren en te analyseren wordt het voor jezelf inzichtelijk hoe je de vragen die je stelt kan verbeteren. 

Een verdiepende vraag is dus een vraag die verder gaat op een daarvoor besproken onderwerp.

Voorbeeld:

Jij: Wat vind je belangrijk in je werk?

Suzanne: In het werk vind ik het belangrijk dat er een leuke sfeer hang en ik kan bouwen op collega’s. Daarnaast vind ik het belangrijk dat er ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en dat dit wordt gefaciliteerd met bijvoorbeeld ontwikkelingsbudget. Een inspirerende kantoorruimte vind ik ook fijn, ik wil niet in een ruimte werken waar ik na 2 maanden ongelukkig wordt. Bij mijn vorige werk werkte ik bijvoorbeeld op een oud industrieterrein buiten de stad waar ik vaak 20 minuten naartoe moest fietsen.

Verdiepende vraag:
Jij: Waarom vind je een leuke sfeer belangrijk?

Suzanne: Omdat ik dan veel kan lachen op het werk en mij goed voel.

Verdiepende vraag:
Jij: Waarom is het belangrijk om te lachen op het werk?

Suzanne: Omdat ik dan goed in mijn vel zit en daardoor mijn productiviteit ook hoger ligt. 

Je kan best lang doorgaan met verdiepende vragen. Voor sommigen kan dit lastig zijn omdat ze verlegen worden als het gesprek dieper gaat. Probeer maar eens uit, stel eens 5x een vraag die begint met “waarom” achter elkaar en zie hoeveel dieper het gesprek dan gaat. Ook hierbij geldt weer, oefening baart kunst. Wanneer is het uitdiepen dan genoeg? Je merkt dat je een onderwerp hebt uitgediept wanneer je dezelfde antwoorden terugkrijgt.

Een verbredende vraag snijdt juist een ander onderwerp aan. Je doet dit bijvoorbeeld wanneer je vindt dat je een vorig onderwerp genoeg hebt uitgediept. 

Verbredende vraag:
Jij: Wat voor werkzaamheden moet je doen op je werk?

Dit is een voorbeeld van een verbredende vraag in het vorige gesprek. 

Over het algemeen is het goed om meer verdiepende vragen in een gesprek te hebben dan verbredende vragen. Diep onderwerpen één voor één uit. Voordat je over gaat op een ander onderwerp, dit voorkomt dat het gesprek van de hak op de tak verloopt.

Duidelijk en helder communiceren

Wanneer je vragen stelt met bovenstaande voorbeelden van gesprekstechnieken krijg je veel te maken met containerbegrippen. Dat zijn begrippen die op zichzelf niet zoveel zeggen. Begrippen als “leuk”, “concept”, “goed”, “out-of-the-box” en “moeilijk” zijn voorbeelden van containerbegrippen.

Containerbegrippen zijn generieke termen die betekenisloos zijn door hun overmatige gebruikt. Veel typische kantoorjargon is verweven met containerbegrippen, sommigen mensen zijn zelf wandelende containerbegrippen. Bij ons op kantoor hangt bijvoorbeeld een “verboden woordenlijst” hier staan begrippen als “sparren” en “schakelen” natuurlijk bovenaan.

Als je zelf veel praat in dit soort termen is het handig om dit af te leren. Dat kost tijd kan ik je wel vast vertellen. Veel van dit soort woorden gebruiken we automatisch, ons brein gebruikt ze omdat ze op de oppervlakte liggen en ons brein gaat vaak voor de optie die de minste energie kost. 

Als je veel van dit soort containerbegrippen in je gesprek gebruikt ben je niet effectief en kan het zijn dat je vaag overkomt op de ander. Probeer specifiek te zijn in de woorden die je gebruikt. Zo voorkom je dat de ander aannames moet doen.

Wanneer je gesprekspartner echter veel van dit soort begrippen gebruikt moet je hier dieper op doorvragen. Ze heten containerbegrippen omdat je ze moet uitpakken, je moet de betekenis achter het begrip uitpakken.

Voorbeeld
Jij: Wat vind je van je werk?

Suzanne: Ik vind mijn werk erg leuk

Jij: Wat vind je leuk aan je werk?

Containerbegrippen pak je uit door verdiepende vragen te stellen. Dat is eén van de andere voorbeelden van gesprekstechnieken die we hiervoor hebben behandeld. Wees er bewust van dat sommigen moeite hebben met het onder woorden brengen van wat ze echt vinden. Je kan ze door het stellen van de juiste vragen een handje helpen.

Geef je gesprekspartner de ruimte door een stilte te laten vallen na je vraag. Zo heeft iemand de tijd om de juiste woorden te vinden.

Gebruik maken van je stem

Niet alleen wat je zegt, maar ook hoe je het zegt is belangrijk in een gesprek. Je intonatie en volume komen echter voor een groot deel voort uit je onderbewuste. Je wil hier geen trucjes aanleren want dat kom je niet meer authentiek over en prikken mensen zo door je heen. 

Het heeft te maken met je zelfverzekerdheid. Hier kan je natuurlijk wel actief aan werken, maar het is zeker een lange termijn project. Door zelfverzekerd te zijn geef je onbewust signalen af die anderen oppikken waardoor er naar je geluisterd wordt.

Over het algemeen kan je zeggen dat mensen die wat minder zelfverzekerd zijn wat zachter praten. Dan kom je dus ook een stuk minder krachtig over en word je helaas soms minder serieus genomen in bijvoorbeeld een vergadering. Wanneer je bijvoorbeeld binnensmonds mompelt. Dat zegt niets over de boodschap die je te vertellen hebt.

Het is dus belangrijk om niet te zacht en duidelijk te praten in een groep. Dan nemen de anderen je boodschap eerder aan. Je kan natuurlijk ook overcompenseren, sommigen mensen praten wel heel erg luid. Zelf betrap ik mij erop dat ik zulke personen onderbewust ook minder serieus neem omdat ik denk dat het een aangeleerd trucje is en ze van binnen dus onzeker zijn. 

Vaak heb je geen goed beeld van hoe je zelf overkomt in een gesprek. Vraag het daarom eens aan mensen met wie je regelmatig spreekt. Kijk wat zij zeggen. Dan weet je ook waar je aan kunt werken.

Met welke voorbeelden van gesprekstechnieken ga jij aan de slag?

Misschien ben je wel op dit artikel over voorbeelden van gesprekstechnieken gekomen omdat je zelf ergens in wilt verbeteren. Hopelijk heb je met dit artikel dan een goed startpunt over waar je op kunt letten met het hanteren van voorbeelden van gesprekstechnieken.

Het verbeteren van gesprekstechnieken is goed te bewerkstelligen met een training. Als je hier een training of cursus in wilt volgen raad ik je aan er één te zoeken waarbij de training is afgestemd op jouw behoeften. Het onderwerp gesprekstechnieken is namelijk een super breed onderwerp. Je wilt niet in een training terechtkomen waarbij de focus ligt op doorvragen terwijl jij juist meer baat hebt bij het maken van een goede samenvatting bijvoorbeeld.

Bij Supertrainer staan we klaar om je praktische tips te geven. Je mag ons best een keer vrijblijvend bellen of mailen om je situatie en doelstellingen aan ons uit te leggen. We geven je dan graag wat tips waar je mee aan de slag kunt als startpunt. 

Als je echt aan de slag wilt met het onderwerp kan je ook een training bij ons volgen. Eén van de Supertrainers gaat dan met jou aan de slag waardoor gesprekken een stuk effectiever worden. Ook kijken we of we bepaalde onzekerheden bij je kunnen wegnemen die je hebt in bepaalde situaties. Niet altijd is het zo dat het hebben van meer kennis leidt tot een verbetering van vaardigheden. Soms gaat het ook om het wegnemen van bepaalde blokkades. Dat is natuurlijk erg persoonlijk.

Wil je meer over ons weten? Vraag dan vrijblijvend een brochure van ons aan