Wat is groepsdynamica?

Onder groepsdynamica vallen alle processen die plaatsvinden in een groep en team. Groepsdynamica is dus een aardig breed vakgebied waar verschillende disciplines onder vallen, voornamelijk de psychologie en sociologie houden zich bezig met groepsdynamica. Als teamleider of teamlid heb je veel te maken met groepsdynamica, continu eigenlijk. Daarom is wat kennis hierover altijd mooi meegenomen. De manier waarop mensen elkaar aanspreken valt hieronder, maar ook de vraag wie de informele leider is in de groep, of hoe conflicten ontstaan.

Als teamleider of manager is groepsdynamica daarom een belangrijk onderdeel van je werk. Het is handig om te weten wat er speelt in de groep en wie behoefte heeft aan welke manier van aansturing. Kennis is macht, en dat geldt ook voor de leidinggevende. We leven allang niet meer in de tijd dat een leidinggevende met ijzeren vuist de lijnen uitzet. Dit werkt niet motiverend en op deze manier haal je dus niet het maximale uit je mensen.

De leidinggevende van vandaag is meer coachend bezig dan vroeger, zeker in werkvelden waar teamleden veel zelfstandig werken. Coachen gaat over mensen meer zelf de verantwoordelijkheid laten nemen en motiveren op hun persoonlijke ontwikkeling. Om hier als leidinggevende goed in te zijn moet je natuurlijk wel het één en ander afweten van groepsdynamica, wat eigenlijk een dure term is voor je moet weten wat er speelt in je groep. Niets nieuws onder de zon hier, groepsdynamica is zo oud als de weg naar Rome. Ze noemden het misschien toentertijd niet zo, maar verschillende filosofen uit de oudheid hebben uitspraken gedaan over processen die zij in groepen zagen.

De groepsdynamica is verschillend per situatie en omgeving. Daarom is er helaas geen gouden ei dat voor iedereen werkt. Modellen en theorie kunnen behulpzaam zijn, echter is het vooral aan te raden om zelf na te denken, onderzoek te doen en conclusies te trekken. Wat voor een ander team werkt hoeft niet voor jouw team te werken.

Ok, weten wat er speelt in je groep dus. Dat is nog steeds erg breed natuurlijk. Je wilt je misschien wat bewuster worden van de dynamieken die spelen in jouw groep of team. Waar let je dan eigenlijk op om hier een goed beeld van te krijgen? Hopelijk heb je aan onderstaand rijtje wat handvatten waar je mee aan de slag kunt.

#1 Creëer een open sfeer

Een open sfeer is een belangrijke voorwaarde voor het goed functioneren van een groep. Dat wil zeggen dat er een atmosfeer is waarin mensen zichzelf durven te uiten en nieuwe ideeën durven te opperen. Om dat te bereiken moeten mensen het gevoel hebben dat ze naar buiten kunnen treden zonder dat ze het gevoel hebben dat hun kop er wordt afgehakt.

Wanneer je deze openheid namelijk niet hebt zal je als groep snel blijven steken in vaste patronen omdat er nooit iemand is die met een nieuw idee durft te komen. Of wil komen omdat hij of zij weet dat er toch niets mee gebeurt. Als je vaak genoeg “nee” hoort laat je als medewerker zijnde die verantwoordelijkheid op een duur zelf wel liggen bij de leidinggevende, en dat is zonde want zo blijven er een boel goede ideeën liggen.

Daarbij is het ook nog eens zo dat als er geen open sfeer heerst je als leidinggevende op een heleboel dingen geen goed zicht hebt. Onderlinge irritaties bijvoorbeeld die zich niet uiten in woorden maar in kleine acties, buiten het zicht van de leidinggevende om, die de ander dwarsbomen. Je snapt dat dit contraproductief werkt als je gezamenlijk goede resultaten wilt neerzetten.

Hoe creëer je nu die open sfeer binnen je team? Daarvoor is het van belang dat mensen zich veilig voelen, oftewel dat mensen zichzelf durven te zijn. Een belangrijk onderdeel hiervan is de manier van feedback geven op elkaar. Wanneer mensen persoonlijk worden afgekat op fouten en hun ideeën ontstaat er geen open sfeer. Zorg dat mensen feedback altijd op de actie geven en niet op de persoon. Dat vergt nog meer oefening dan de meesten in eerste instantie denken. Denk aan “Kan je die e-mail voortaan iets eerder sturen? Want nu kom ik in de problemen.” In plaats van “Door jouw langzame gedoe loopt het helemaal in de soep.”.

Waardering is alsmede erg belangrijk. Positieve acties moeten beloond worden, hetzij met aanmoedigingen en/of andere beloningen. Hierdoor groeit het zelfvertrouwen van medewerkers waardoor er meer verantwoordelijkheid wordt gepakt. Het zal je nog verbazen in hoeverre we vergeten onze waardering uit te spreken over acties van anderen die we goed vinden. In de praktijk kom je vaak tegen dat wanneer je aan iemand vraagt hoe vaak hij een compliment van iemand anders op de werkvloer krijgt dit nooit voorkomt bij iemand. Terwijl iemand wel zijn best loopt te doen, treurig eigenlijk.

Het belangrijkste onderdeel voor een open sfeer is misschien wel tijd. Vertrouwen groeit nu eenmaal over een lange periode en steekt niet van de ene op de andere dag de kop op. Je herkent het waarschijnlijk ook bij jezelf wanneer je in een nieuwe omgeving komt, je geeft jezelf niet helemaal bloot. Organiseer af en toe eens een teamactiviteit waardoor mensen elkaar op een andere manier leren kennen en vergeet niet dat alcohol op zijn tijd ook wonderen kan doen voor een positieve groepsdynamiek. Ook kan je openheid een boost geven door zelf af en toe zwakte te laten zien. Zo ben je de eerste die de streep over gaat en moedig je anderen aan te volgen. Je geeft op die manier aan dat fouten en zwakheden erbij horen, zo is het ook nog eens makkelijker om voor jezelf op te komen.

#2 Wees bewust van je manier van leidinggeven

De manier van leidinggeven heeft ook een behoorlijke invloed op de groepsdynamica. Je kunt je voorstellen dat wanneer jij een coachende en mensgerichte manier van leidinggeven hanteert dit andere effecten op de groep zal hebben dan wanneer je een hele strakke taakgerichte manier hanteert.

Als leidinggevende heb je ook nog eens een voorbeeldrol. Groepsleden zullen daarom snel geneigd zijn het gedrag van de leidinggevende tot een bepaalde hoogte over te nemen. Durft de teamleider zich kwetsbaar op te stellen? Dan verlaagt dat de lat voor teamleden om dat ook te doen. Als leidinggevende vertoon je dus het gedrag dat je bij anderen wilt zien.

Wanneer de leidinggevende juist het ‘verkeerde’ voorbeeld laat zien is het moeilijk om van teamleden te verwachten om wel het goede voorbeeld te laten zien. Als je als teamleider bijvoorbeeld constant feedback op de man af geeft kan je niet van anderen vragen om dit niet te doen. Nou ja, je kan het wel vragen maar het gaat niet werken natuurlijk.

Wanneer jij een manier van leidinggeven hanteert waarbij je kort op de mensen zit en je vertelt wat en hoe ze het moeten doen zal er weinig zelfstandigheid in de groep ontstaan. Wanneer je echter wat meer afstand neemt en eigenlijk alleen medewerkers coacht op het proces krijg je juist dat mensen zelf de taken gaan oppakken. Een hele andere groepsdynamiek dus. Kijk hierbij naar wat jouw omgeving nodig heeft, een kantoortuin met boekhouders vraagt weer wat anders dan een team timmerlieden op een bouwproject. En zelfs binnen dezelfde sectoren zie je grote verschillen, doe dus je eigen onderzoek.

Zo kan je er als leidinggevende voor zorgen dat er een sfeer ontstaat waar mensen elkaar coachen door dit zelf te doen en dit actief te vragen van medewerkers. Je moet er dan wel voor zorgen dat ze de juiste gesprekstechnieken beheersen om dit te doen. Die kan je hen aanleren gelukkig.

#3 Wie heeft de macht?

Macht is een andere factor in de groepsdynamica die invloed heeft op hoe de verhoudingen in de groep liggen. Mensen met meer macht hebben meer te zeggen, dat is nu eenmaal de definitie van macht. De leidinggevende is officieel degene met de meeste macht. De leidinggevende heeft wel de keuze om macht over te dragen op anderen. Door bijvoorbeeld bepaalde bevoegdheden aan anderen toe te kennen met de “stempel van toestemming” van de leidinggevende.

Wanneer je een groep samenstelt houd je hier dus rekening mee. Wil je een, tegenwoordig zo populaire, platte hiërarchie waarin medewerkers dezelfde machtsposities hebben. Of ga je toch gebruik maken van een klassieke hiërarchie waarin mensen anderen aansturen die ‘lager’ in de hiërarchie staan.

Beide systemen hebben zo hun voor- en nadelen. Een ‘plat’ team draagt positief bij aan dat medewerkers sneller geneigd zijn om verantwoordelijkheid te pakken. Je maakt dan meer gebruik van het denkvermogen van deze medewerkers die zelf geneigd zullen zijn om oplossingen te bedenken voor problemen vanuit hun werkervaring en kennis. Dit scheelt weer dat een leidinggevende dit denkwerk niet moet doen. Zo’n situatie is aan te raden wanneer je medewerkers intelligent en ervaren zijn. Je draagt de macht om oplossingen voor problemen te vinden dan eigenlijk over aan je medewerkers. Ook voor de motivatie van deze medewerkers kan dit positief werken.

Wanneer er niet veel oplossend vermogen voor het werk nodig is, maar er juist productie moet worden gedraaid is het misschien handiger om te kiezen voor een klassieke hiërarchie. Dit heeft als voordeel dat de enkelen die de verantwoordelijkheid hebben ervoor zorgen dat alles op rolletjes loopt. Een groot voordeel hiervan is dat jij je als leidinggevende kunt focussen op deze enkele personen omdat zij op hun beurt hun energie weer zullen richten op de mensen onder hen in de hiërarchie. Door het indelen van deze hiërarchie heb je dus een grote invloed op de groepsdynamica binnen een team.

#4 Let op de populaire mensen

Populariteit is eigenlijk het onofficiële broertje van macht, dus daar moeten we zeker bij stilstaan als we het over groepsdynamica hebben. Medewerkers die populair zijn hebben meer te vertellen en hebben meer aanzien. Dit komt omdat ze een groot deel van de groep achter zich hebben staan die ze aardig vindt. Populariteit kan door vele dingen worden veroorzaakt. Misschien is iemand goed in sport, het bespelen van een instrument, goed in het verzinnen van grappen, altijd vrolijk of ziet iemand er gewoon goed uit. Of misschien is iemand wel heel aardig en goed in zijn of haar werk.

Het is vaak niet moeilijk om te achterhalen wie in de groep het meest populair is. Dit zijn de medewerkers die altijd mensen om zich heen hebben en waarnaar wordt gekeken als er een algemene vraag of opmerking in de groep wordt gesteld. Niet alleen figuurlijk, maar ook letterlijk. Let maar eens op tijdens een vergadering naar wie de meeste blikken vangt. De informele leiders van je groep dus.

Deze mensen wil je achter je hebben staan. Zij hebben namelijk grote invloed op de mening van de groep en het daarbij behorende draagvlak. Wanneer je ze straft kunnen zij de groep tegen je opzetten, niet ideaal dus. Je kunt ze ook gebruiken, niet door te manipuleren, maar op een oprechte manier.

Wanneer je bijvoorbeeld een verandering wilt implementeren heb je draagvlak nodig. Anders kan de verandering niet tot stand komen omdat je mensen er tegen zijn dus niet zullen meewerken. Wanneer je de medewerkers die het populairst zijn mee kan krijgen zal je vaak zien dat de rest vanzelf volgt. De mening van de populaire medewerker slaat over op de rest.

Maar hoe krijg je die populaire medewerkers nu mee? Door goed naar ze te luisteren en ze als spreekbuis van de groep te gebruiken. Betrek ze actief bij het proces en laat ideeën van hen daadwerkelijk terugkomen. Wie kan er tenslotte tegen iets zijn waar de eigen ideeën in zijn verwerkt?

Wat nog beter zou zijn is om iedereen erbij te betrekken. Samen de ideeën verzinnen en hier gezamenlijk de afspraken over maken. Dan heb je in één keer het draagvlak van iedereen. Echter zijn we realistisch en weten we dat dit niet in iedere organisatie kan. Val dan terug op de tactiek om de populaire mensen achter je te krijgen.

#5 Vrees conflicten niet

Conflicten horen erbij en zijn daarom een belangrijk onderdeel van de groepsdynamica. Wees daarom niet bang als ze plaatsvinden. Sterker nog, soms zijn ze juist goed omdat ze de boel weer even op scherp stellen en je zo een frisse start kunt maken met hernieuwde energie.

Geloof ons, conflicten zijn niet te vermijden en we kunnen wel duizend oorzaken verzinnen voor conflicten wanneer we ons best doen. Daarom is het handig om te weten hoe met conflicten om te gaan. Je kan hier ook een training in volgen zodat je zelfverzekerd met deze situaties om weet te gaan.

Wanneer er geen conflicten zijn betekent het dat er lang iets onderhuids kan gaan borrelen dat in één keer tot uiting komt in een mega conflict waarbij de gevolgen soms niet meer te herstellen zijn. Denk aan de analogie van een beurskoers. Wanneer een beurskoers blijft stijgen en ondertussen geen correcties (kleine koersdalingen) plaatsvinden zal de uiteindelijke correctie een stuk groter zijn. Denk maar aan de vele markt bubbels die we hebben gehad.

Zo werkt het ook voor conflicten. Je kunt beter meerdere kleine conflicten, die gemakkelijk herstelbaar zijn, dan één groot conflict dat praktisch onherstelbaar is en waar uiteindelijk koppen moeten rollen.

Van belang bij conflicten is dat deze van beide kanten goed uitgediept moeten worden. Vaak is de aanleiding van het conflict niet de daadwerkelijke oorzaak. Je kunt je voorstellen dat een collega tegen iemand kan uitvallen omdat diegene een e-mail niet heeft verstuurd. Is het versturen van deze ene e-mail op een te laat tijdstip dan ook echt de oorzaak van deze uitval? Niet altijd. Het kan goed zijn dat deze collega zich al maanden stoort aan het feit dat de persoon altijd te laat komt en er niks van wordt gezegd. Daarom dus altijd goed uitdiepen en doorvragen tot alles boven water is.

Wanneer je dit goed hebt uitgediept is het goed om met beide partijen afspraken te maken over hoe verder te handelen in de toekomst. Afspraken werken beter dan regels omdat iemand er bij een afspraak zelf bij was en de kans heeft gehad zelf met ideeën te komen over hoe een bepaalde situatie te voorkomen in de toekomst. Daarna kan iedereen weer op een vrolijke manier verder zonder de onderhuidse spanningen die energie vreten.

Wil jij meer weten van groepsdynamica?

In dit artikel hebben we enkele processen uit de groepsdynamica uitgelegd. Echter is dat begrip zo breed dat we er wel een boek over zouden kunnen schrijven, dat is overigens ook veel gedaan door anderen. We hebben de onderwerpen gekozen die wij vaak terug horen van deelnemers van onze trainingen en daar kort over uitgeweid. Wil jij iets lezen over een onderwerp dat je hier niet tussen ziet staan? Of wil je juist dieper ingaan op één van de omschreven onderwerpen? Laat het ons dan even weten! Dan beantwoorden we je vraag en komt er misschien wel zelfs een nieuw artikel uitrollen.

Zin gekregen om te kijken hoe we groepsdynamica voor jou kunnen toepassen in één van onze trainingen? Neem dan even contact met ons op voor een vrijblijvend oriëntatiegesprek. Onze trainingen worden 1-op-1 gegeven en zijn dus altijd afgestemd op jouw persoonlijke behoeften. We zorgen ervoor dat je dat wat we behandelen in de training meteen de volgende dag kunt toepassen op de werkvloer.